Tối Ưu CNTT Doanh Nghiệp: 3 Yếu Tố Cần Bắt Đầu

Tối Ưu CNTT Doanh Nghiệp: 3 Yếu Tố Cần Bắt Đầu

Khi hệ thống CNTT bắt đầu phát sinh nhiều vấn đề, doanh nghiệp thường đặt câu hỏi: nên tuyển thêm nhân sự IT, nâng cấp thiết bị hay thuê đơn vị bên ngoài vận hành?

Không ít doanh nghiệp chọn cách xử lý từng vấn đề riêng lẻ. Máy tính chậm thì thay máy. WiFi yếu thì mua thêm Access Point. Thiếu cổng mạng thì bổ sung Switch. IT quá tải thì tuyển thêm người. Hệ thống gặp sự cố thường xuyên thì mới bắt đầu tìm dịch vụ bảo trì.

Những giải pháp này có thể xử lý nhu cầu trước mắt, nhưng chưa chắc giúp tối ưu CNTT doanh nghiệp về lâu dài.

Trong thực tế, một hệ thống IT ổn định không chỉ phụ thuộc vào thiết bị mạnh hay đội ngũ kỹ thuật đông. Hiệu quả vận hành thường đến từ sự phối hợp giữa ba yếu tố:

Con người – Thiết bị – Quy trình vận hành.

Doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu phụ thuộc vào điểm nghẽn thực tế của hệ thống. Có nơi vấn đề nằm ở thiếu nhân lực, có nơi thiết bị đã quá cũ, nhưng cũng có trường hợp hạ tầng vẫn tốt nhưng không được bảo trì, giám sát và quản lý đúng cách.

Vì vậy, thay vì hỏi “nên đầu tư vào yếu tố nào trước?”, doanh nghiệp nên xác định yếu tố nào đang là điểm nghẽn lớn nhất.

1. Vì Sao Tối Ưu CNTT Không Chỉ Là Nâng Cấp Thiết Bị?

Khi nói đến tối ưu hệ thống CNTT, nhiều doanh nghiệp thường nghĩ đến việc mua thiết bị mới.

Điều này khá dễ hiểu. Thiết bị là phần hữu hình nhất của hệ thống:

• Máy tính.

• Server.

• Firewall.

• Switch.

• Access Point.

• Router.

• Storage.

• UPS.

Tuy nhiên, thiết bị mới chỉ là một phần.

Một Switch hiện đại nhưng cấu hình VLAN chưa phù hợp vẫn có thể khiến mạng khó quản lý. Access Point tốt nhưng đặt sai vị trí vẫn tạo ra vùng phủ WiFi kém. Firewall có nhiều tính năng nhưng không được cập nhật và giám sát thường xuyên cũng chưa chắc mang lại hiệu quả bảo mật như kỳ vọng.

Ngược lại, một đội IT có kinh nghiệm nhưng phải xử lý quá nhiều ticket mỗi ngày cũng khó dành thời gian cho các công việc như:

• Kiểm tra backup.

• Monitoring.

• Tối ưu mạng.

• Rà soát bảo mật.

• Cập nhật tài liệu hệ thống.

• Lập kế hoạch nâng cấp.

Do đó, tối ưu CNTT doanh nghiệp nên được nhìn theo góc độ hệ thống thay vì từng thiết bị riêng lẻ.

Ba câu hỏi quan trọng là:

1. Có đủ người và đúng năng lực để vận hành không?

2. Hạ tầng và thiết bị có đáp ứng nhu cầu không?

3. Có quy trình giám sát, bảo trì và xử lý sự cố hay chưa?

2. Yếu Tố Thứ Nhất: Con Người – Doanh Nghiệp Có Đủ Nguồn Lực IT Không?

Con người là yếu tố đầu tiên cần đánh giá.

Một hệ thống IT có thể hoạt động ổn định trong thời gian dài nếu được quản lý đúng. Ngược lại, ngay cả hạ tầng tốt cũng có thể phát sinh nhiều sự cố nếu thiếu người theo dõi và quản trị.

Khi nào doanh nghiệp đang thiếu nguồn lực IT?

Một số dấu hiệu thường gặp:

• Một nhân sự IT phải phụ trách quá nhiều đầu việc.

• Ticket người dùng tồn đọng.

• Sự cố chỉ được xử lý khi người dùng phản ánh.

• Không có thời gian kiểm tra hệ thống định kỳ.

• Backup có nhưng ít khi kiểm tra khả năng khôi phục.

• Tài liệu hệ thống chưa đầy đủ.

• Khi nhân sự IT nghỉ phép, gần như không có người thay thế.

• Việc triển khai dự án mới làm gián đoạn công việc vận hành hằng ngày.

Đặc biệt với SME, đội IT thường không lớn nhưng lại phải quản lý rất nhiều thành phần.

Một nhân sự có thể đồng thời phải hỗ trợ:

• Máy tính người dùng.

• Microsoft 365.

• Email.

• WiFi.

• Switch.

• Firewall.

• Camera.

• Server.

• Backup.

• Printer.

• Tài khoản.

• Vendor.

Khi đó, vấn đề không nhất thiết là nhân sự hiện tại không đủ năng lực mà có thể đơn giản là khối lượng công việc vượt quá nguồn lực.

Khi nào IT Outsourcing phù hợp?

IT Outsourcing có thể được cân nhắc khi doanh nghiệp:

• Chưa cần xây dựng đội IT đầy đủ.

• Cần bổ sung nguồn lực cho IT nội bộ.

• Có nhiều công việc hỗ trợ người dùng.

• Cần kỹ sư có chuyên môn ở nhiều mảng khác nhau.

• Muốn có người hỗ trợ khi xảy ra sự cố.

• Có dự án cần nhân lực ngắn hạn.

Trong trường hợp này, mô hình hiệu quả không nhất thiết là:

IT nội bộ hoặc IT Outsourcing.

Mà có thể là:

IT nội bộ + IT Outsourcing.

Đội nội bộ hiểu hoạt động doanh nghiệp, trong khi đơn vị dịch vụ có thể bổ sung nguồn lực và chuyên môn khi cần.

Theo phạm vi dịch vụ của MSP, công ty có hoạt động cho thuê hệ thống và nhân lực IT, đồng thời thực hiện tư vấn, triển khai, tối ưu và xử lý sự cố hệ thống CNTT. 

3. Yếu Tố Thứ Hai: Thiết Bị – Hệ Thống Có Còn Đáp Ứng Nhu Cầu?

Sau con người, doanh nghiệp cần đánh giá hạ tầng.

Thiết bị IT không nhất thiết phải thay chỉ vì đã sử dụng nhiều năm. Quan trọng hơn là thiết bị đó còn đáp ứng được nhu cầu vận hành hay không.

Những dấu hiệu hạ tầng cần được đánh giá lại

• WiFi thường xuyên chậm hoặc mất kết nối.

• Switch hết port.

• Firewall không đáp ứng lưu lượng.

• Server thường xuyên quá tải.

• Storage gần hết dung lượng.

• Nhiều thiết bị đã hết vòng đời hỗ trợ.

• Không còn khả năng mở rộng.

• Camera, AP hoặc IP Phone mới khiến PoE không đủ.

• Uplink giữa các Switch thường xuyên nghẽn.

Doanh nghiệp không nên thay toàn bộ hệ thống chỉ vì một thành phần gặp vấn đề.

Ví dụ, WiFi chậm có thể đến từ:

• Access Point.

• Vị trí AP.

• Nhiễu RF.

• Switch.

• Uplink.

• DHCP.

• Firewall.

• Đường truyền Internet.

Nếu chưa xác định nguyên nhân mà ngay lập tức thay AP, chi phí đầu tư có thể tăng nhưng sự cố vẫn còn.

Thiết bị nên được đánh giá theo nhu cầu

Một số câu hỏi cần đặt ra:

• Hiện có bao nhiêu user?

• Bao nhiêu thiết bị kết nối?

• Có bao nhiêu site?

• Có sử dụng cloud không?

• Có camera IP không?

• Có cần PoE không?

• Có triển khai VPN không?

• Băng thông Internet hiện tại bao nhiêu?

• Kế hoạch tăng trưởng trong 1–3 năm tới thế nào?

Sau khi có dữ liệu này mới nên xác định:

• Có cần thay thiết bị không?

• Chỉ cần bổ sung hay nâng cấp?

• Nên mua hay thuê?

• Có cần thay đổi kiến trúc mạng không?

MSP có phạm vi kinh doanh liên quan đến thiết bị và vật tư mạng, máy chủ, phần mềm, cloud, đồng thời cung cấp dịch vụ tư vấn, thiết kế và triển khai hệ thống CNTT. 

4. Yếu Tố Thứ Ba: Vận Hành – Phần Thường Bị Bỏ Quên

Đây thường là yếu tố ít được chú ý nhất.

Nhiều hệ thống được đầu tư khá tốt vào ngày triển khai, nhưng sau đó gần như chỉ được kiểm tra khi có sự cố.

Trong khi đó, hệ thống CNTT thay đổi liên tục:

• User mới.

• Thiết bị mới.

• Phần mềm mới.

• Firmware mới.

• Nguy cơ bảo mật mới.

• Dung lượng dữ liệu tăng.

• Số lượng client tăng.

Nếu không được theo dõi, một hệ thống đang hoạt động tốt có thể dần trở nên thiếu ổn định.

Vận hành CNTT cần những gì?

Tùy quy mô, doanh nghiệp có thể cần:

• Kiểm tra hệ thống định kỳ.

• Monitoring.

• Quản lý thiết bị.

• Kiểm tra backup.

• Theo dõi dung lượng.

• Cập nhật hệ thống.

• Quản lý tài khoản.

• Ghi nhận sự cố.

• Báo cáo định kỳ.

• Tài liệu hóa cấu hình.

• Quản lý thay đổi.

Đây là lý do bảo trì hệ thống CNTT không nên chỉ được hiểu là “đến kiểm tra thiết bị mỗi tháng”.

Giá trị thực sự nằm ở việc giúp doanh nghiệp phát hiện vấn đề trước khi nó trở thành sự cố nghiêm trọng.

Trong kế hoạch nội dung nội bộ MSP, dịch vụ vận hành và bảo trì được định hướng theo cách tiếp cận: khảo sát hiện trạng, xác định điểm nghẽn, tối ưu cấu hình, bổ sung giám sát 

5. Vậy Doanh Nghiệp Nên Bắt Đầu Từ Con Người, Thiết Bị Hay Vận Hành?

Không có một đáp án đúng cho tất cả doanh nghiệp.

Cách đơn giản nhất là xác định điểm nghẽn chính.

Ví dụ:

Trường hợp 1: Thiết bị còn tốt nhưng IT quá tải

Không nhất thiết mua thêm thiết bị.

Doanh nghiệp có thể cần IT Outsourcing hoặc Helpdesk để giảm tải các công việc lặp lại.

Trường hợp 2: IT vận hành tốt nhưng thiết bị đã quá tải

Lúc này bổ sung người sẽ không giải quyết được nút thắt.

Doanh nghiệp nên đánh giá lại:

• Network.

• Server.

• Firewall.

• WiFi.

• Storage.

Trường hợp 3: Có người, có thiết bị nhưng sự cố vẫn xảy ra

Vấn đề có thể nằm ở quy trình.

Ví dụ:

• Không monitoring.

• Không checklist.

• Không tài liệu.

• Không bảo trì định kỳ.

• Không kiểm tra backup.

• Không quản lý thay đổi.

Khi đó, chuẩn hóa vận hành hệ thống CNTT có thể mang lại hiệu quả rõ hơn việc mua thiết bị mới.

6. Ba Yếu Tố Nên Hoạt Động Cùng Nhau Như Thế Nào?

Một mô hình CNTT ổn định nên có sự phối hợp giữa ba lớp:

Con người

Đảm nhiệm:

• Hỗ trợ người dùng.

• Quản trị.

• Xử lý sự cố.

• Phối hợp vendor.

• Triển khai thay đổi.

Thiết bị

Cung cấp nền tảng:

• Mạng.

• WiFi.

• Firewall.

• Server.

• Storage.

• Cloud.

• Endpoint.

Vận hành

Giúp hệ thống duy trì ổn định:

• Monitoring.

• Maintenance.

• Backup.

• Update.

• Security review.

• Reporting.

Nếu thiếu một trong ba, hệ thống có thể mất cân bằng.

Con người tốt + thiết bị tốt + không vận hành: sự cố vẫn có thể tích tụ.

Thiết bị tốt + vận hành tốt + thiếu nhân lực: thời gian xử lý có thể chậm.

Con người tốt + vận hành tốt + thiết bị quá yếu: hiệu suất vẫn không đạt yêu cầu.

Vì vậy, mục tiêu không phải đầu tư tối đa cho cả ba mà là đưa ba thành phần về trạng thái phù hợp với quy mô doanh nghiệp.

7. Khi Nào Doanh Nghiệp Nên Đánh Giá Lại Toàn Bộ Hệ Thống CNTT?

Một số thời điểm phù hợp để thực hiện đánh giá tổng thể:

• Mở văn phòng mới.

• Chuyển địa điểm.

• Mở thêm chi nhánh.

• Tăng mạnh nhân sự.

• Chuyển lên cloud.

• Triển khai ERP.

• Có nhiều sự cố lặp lại.

• Hệ thống IT thiếu tài liệu.

• IT nội bộ quá tải.

• Thiết bị sắp hết vòng đời.

• Chi phí xử lý sự cố tăng.

• Doanh nghiệp chưa rõ nên nâng cấp hạng mục nào.

Thay vì bắt đầu bằng một danh sách thiết bị hoặc một gói dịch vụ, nên bắt đầu bằng khảo sát hiện trạng.

Từ đó mới xác định:

1. Vấn đề nằm ở đâu.

2. Hạng mục nào cần ưu tiên.

3. Cái gì có thể giữ lại.

4. Cái gì cần tối ưu.

5. Cái gì cần nâng cấp.

6. Công việc nào nên giữ nội bộ.

7. Công việc nào có thể thuê ngoài.

Đây là cách giúp hạn chế đầu tư dàn trải.

8. MSP Có Thể Hỗ Trợ Doanh Nghiệp Tối Ưu CNTT Như Thế Nào?

MSP có phạm vi dịch vụ bao gồm tư vấn và thiết kế hệ thống CNTT, triển khai và tối ưu, xử lý sự cố, cho thuê hệ thống và nhân lực IT, giám sát an toàn mạng cũng như tư vấn và đánh giá an toàn thông tin. 

Với bài toán tối ưu CNTT doanh nghiệp, có thể tiếp cận theo ba nhóm:

Con người: hỗ trợ IT Outsourcing, bổ sung nguồn lực kỹ thuật theo nhu cầu.

Thiết bị: tư vấn và triển khai hạ tầng mạng, Firewall, Switch, WiFi, server và các thành phần liên quan theo nhu cầu thực tế.

Vận hành: hỗ trợ kiểm tra, tối ưu, xử lý sự cố và xây dựng phương án vận hành phù hợp với phạm vi thống nhất.

Điểm quan trọng là doanh nghiệp không nhất thiết phải thay toàn bộ thiết bị hoặc thuê ngoài toàn bộ IT.

Phương án phù hợp có thể chỉ là:

• Bổ sung một kỹ sư.

• Nâng cấp một Switch.

• Tối ưu lại WiFi.

• Chuẩn hóa Firewall.

• Bổ sung monitoring.

• Thiết lập bảo trì định kỳ.

Nếu doanh nghiệp chưa biết nên bắt đầu từ con người, thiết bị hay vận hành, hãy bắt đầu bằng việc xác định điểm nghẽn của hệ thống hiện tại. MSP có thể hỗ trợ khảo sát, đánh giá và đề xuất phương án phù hợp theo nhu cầu thực tế.

Thông tin liên hệ:

MSP - Make IT Easy

Địa chỉ: 95/6/1 đường Lương Định Của, phường An Khánh, Thành phố Thủ Đức – Hồ Chí Minh

Hotline: 090 347 1945 ( Hỗ trợ khách hàng 24/7)

Email: info@mspvn.com

Website: https://www.mspvn.com/

Zalo OA: Công ty TNHH MSP